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NO SIEMPRE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO ES UNA TAREA FÁCIL


Todos hablamos del Mantenimiento Preventivo como si fuera una actividad muy sencilla, pero esto está muy lejos de ser cierto. Aunque ustedes no lo crean, el rango en el cual se encuentra la efectividad del mantenimiento preventivo está entre un 40 y 70 por ciento. Este es el resultado de mas 30 años de experiencia  en consultoría, haciendo encuestas y recogiendo opiniones del personal que trabaja en el área de mantenimiento, y de trabajos de  investigación en docencia. Si bien es cierto que esta afirmación que hago es para empresas venezolanas, por que  posiblemente existan países que no tengan las mismas complicaciones económicas y  regulaciones para conseguir materiales, partes y repuestos, también pienso que está  muy cerca de la realidad, debido a trabajos que he hecho en el exterior y las causas que también suceden en cualquier planta y que las comentaremos mas adelante. Vamos a iniciaros con la siguiente pregunta: ¿A qué llamo Efectividad del Mantenimiento Preventivo? Esto es: Cantidad de Trabajos de Mantenimiento Preventivos Ejecutados versus Cantidad de Trabajos de Mantenimiento Preventivos Programados en un período determinado, ya sea en una semana, mes, trimestre, semestre o anual. Ahora bien, veamos por qué de lo dicho anteriormente con relación a la dificultad de lograr la consecución de un alto porcentaje de ejecución de trabajos preventivos. A continuación paso a explicarlo sin relacionarlo a ningún tipo de proceso productivo y quizás después de leerlo coincidan conmigo.

1.- Cuando elaboramos las rutinas de mantenimiento,  he encontrado  que una gran mayoría son deficientes porque no contemplan  toda la información necesaria  para construir estos protocolos de mantenimiento efectivos. Esto se debe principalmente a: mala estimación de los tiempos de ejecución de los trabajos preventivos, falta de materiales partes y repuestos que deben estar indicados en las rutinas, inadecuadas o falta de herramientas que son necesarios para llevar a buen término estas actividades, inadecuadas frecuencias  de intervenciones preventivas, falta de procedimientos para ejecutar los trabajos, ausencia de manuales, deficiencias en las indicaciones en cuanto a la seguridad. En otras palabras, una planificación inadecuada  o deficiente al momento de elaborar las rutinas de trabajos de mantenimiento preventivo. Fíjense que me refiero a la planificación y no a la programación, recuerden que aquí hablamos del momento en el cual estamos construyendo la información a contemplar en los  trabajos preventivos que están dentro de la etapa de planificación y que posteriormente pasarán a la etapa de programación y ejecución.

2.- La organización del mantenimiento no siempre es la diseñada para llevar a cabo las tareas de Planificación, Programación y Ejecución correctamente. Muchas veces tenemos una(s) persona(s) que planifica(n), programa(n) y también ejecuta(n) el mantenimiento preventivo, pero adicionalmente, también lleva(n) a cabo los trabajos correctivos, Ahora les pregunto: ¿Cómo van a poder cumplir con todas las tareas preventivas si  la(s) misma(s) persona(s) que está(n) involucradas en los preventivos  las utilizamos para que intervengan en  los trabajos de mantenimiento correctivos tanto programados como de emergencia?

3.- Muchas veces no tenemos estructurada una orden de trabajos preventivos y que según mi experiencia debe ser diferente a la de trabajos correctivos. Si entendemos que una rutina preventiva es: “hacer siempre lo mismo, con la misma frecuencia, misma cantidad y tiempo de mano de obra, tiempo completo de la actividad,   condiciones de seguridad; los mismos repuestos, partes y materiales, al igual que las herramientas”; las personas no  logran construir la estrategia para generar las órdenes de trabajos preventivos que por su volumen y frecuencia se convierten en un trauma, que mas adelante causa una gran frustración.

4.-   Para los que trabajan en  el medio industrial, saben muy bien que el dueño de los equipos es la gente de operación o en menor nivel  la de producción, y muchas veces  cuando toca realizar un preventivo a cualquier equipo o instalación no es entregado al personal de mantenimiento justificando que deben sacar una producción cualquiera. Muchas veces esto se acentúa  cuando no existe una verdadera comunicación o interrelación  entre quien opera y quien mantiene. De igual manera, la postergación o  adelanto de un trabajo preventivo a la espera de un mantenimiento correctivo programado o viceversa, también contribuye a desbalancear el BACKLOG ocasionando dificultad para  aumentar el porcentaje de efectividad del mantenimiento preventivo.

5.-   Existen países que la dificultad para obtener divisas, devaluaciones continuas, proceso inflacionario progresivo, y caos en los servicios está mellando considerablemente la vida útil del equipamiento en todo el sector productivo del país, debido a que, ante la falta de repuestos, partes y materiales, personal capacitado; tengamos que estar postergando los trabajos preventivos o ejecutándolos inadecuadamente. Indudablemente  este escenario está afectará profundamente la producción de alimentos, bienes y servicios, y el reemplazo de los equipos por demás se convertirá en  una situación sumamente difícil, contribuyendo con el colapso.

6.-   La ausencia de planes de adiestramiento, entrenamiento,  mejoramiento profesional que son estrategias que muchas  empresas deciden minimizar al momento que se  ven amenazadas su estructura de costos y ganancias le da un ingrediente negativo a este indicador de Efectividad de Trabajos Preventivos.

7.- La “Rotación del Personal” es una variable muy importante que también afecta este indicador de trabajos preventivos, debido a que de existir una alta rotación de las personas que tienen el " know What y know how"   "SABER QUÉ  Y SABER CÓMO" comienzan a irse de las empresas  por mejores beneficios. Sumado a esta situación, si no se tiene una filosofía de mantenimiento sólida con un buen sistema de mantenimiento bien organizado, estructurado y soportado, inevitablemente, el impacto negativo va ser mucho mayor.

8.-  El control de los inventarios  y no tan solo con una  buena clasificación ABC, debe estar asociada a una efectiva política de materiales que permita tener oportunamente en el almacén aquellos materiales partes y repuestos  que son parte de un consumo rutinario. Muchas veces encontramos una Gerencia de Materiales o de Inventarios complicada, que en vez de contribuir con la optimización de los inventarios y por consiguiente un mejor desempeño en la ejecución de preventivos, ocasionan una respuesta muy lenta a la demanda oportuna de los stocks y en consecuencia una desviación en los trabajos preventivos

9.- La ausencia de un buen software de mantenimiento que permita controlar el Backlog y a la vez balancear adecuadamente tanto  la carga de trabajos de mantenimiento correctivo como de preventivo es otra situación que contribuye a que el indicador de efectividad de los trabajos preventivos sea muy débil.

10.- El mantenimiento preventivo muchas veces resulta muy costoso, debido a que muchas veces toca realizar algún o varios trabajos que realmente no ameritan la  intervención, ya sea por su estado en buenas condiciones o por su dificultad para realizarlo. La tendencia es ir hacia las inspecciones de segundo nivel que son las que ejecutamos con equipos de monitoreo de condiciones o en su defecto las de primer nivel, que son las que hacemos con los cinco sentidos. Mi sugerencia, apóyese de buenos equipos de monitoreo o en su defecto de alguna firma especializada en el área, para ir minimizando los preventivos. Esta de mas decir las razones por las que hay que ir hacia esta estrategia.

11. El contexto operacional no permite realizar un trabajo preventivo y se debe esperar por alguna parada programada, parada de planta o cuando se presente alguna falla imprevista, y de esta manera, aprovechar para intervenir y realizar el preventivo, tal es el caso de una planta de flujo continuo. Hay preventivos que van naciendo a medida que vamos realizando modificaciones de mejora en el proceso productivo.

12. La falta o debilidad en las comunicaciones entre quién opera y quién mantiene debido a conflictos internos ocasiona que no se realicen oportuna y adecuadamente las intervenciones preventivas.

13. Las tareas predictivas deben estar sujetas a rutas de inspección y rutinas de inspección e  igualmente deben ser generadas a través de protocolos de mantenimiento con su frecuencia respectiva. Si no tenemos un mecanismo de control para su realización generará desviaciones en los preventivos y en consecuencia de un desbalanceo del BACKLOG.

14. No tener actualizado un registro de equipos en su GMAO en cuanto a cambio de posiciones funcionales de los activos ocasiona problemas, debido a que si sustituimos un equipo en una posición funcional por otro similar, la correspondencia de los preventivos no será la misma, porque le estamos haciendo el seguimiento a otro equipo, tal es el caso de equipos rotativos medianos y pequeños que están sujeto cambios o movilidad y que por la criticidad de la posición debe ser remplazado inmediatamente, una vez que  y  han fallado. Esto no aplica a grandes equipos estáticos que no salen de una posición y siempre están fijos hasta su desincorporación definitiva.

Para concluir, quizás existan otras razones que afectan el indicador de efectividad de los trabajos preventivos, pero considero que si logramos resolver o atenuar estos escenarios, estaremos muy cerca del camino correcto para que construyamos un Sistema de Mantenimiento de Calidad como filosofía de trabajo de mantenimiento. Recuerde mi máxima “NO SE PUEDE MANTENER LO QUE NO SE CONOCE”

Brau Clemenza
Consultor, investigador, docente